Facteurs clés de réussite


aprocheOS_sr2
















La formulation du thème et la durée de l’Open Space :

  • Thème général ou spécifique ?
    • Si votre objectif est d’avoir une réunion d’échanges ou de recueil d’idées, la formulation du thème central peut être générale
    • Si votre objectif est d’aboutir à des solutions plus spécifiques, le thème devra être spécifique
  • Durée de l’Open Space ?
    Plus l’Open Space est long, plus les discussions seront nombreuses et les solutions abouties :
    • 1 jour : des recommandations  intéressantes
    • 2 jours : une compréhension commune du thème et des propositions concrètes et variées
    • 3 jours : la résolution des problèmes, un leadership émergent ( des champions) et des plans d’actions court et moyen terme

Les participants :

  • L’efficacité de l’Open Space dépend de l’implication et de l’engagement de toutes les personnes qui y participent

  • Une invitation Open Space s’adresse à tous ceux qui « se passionnent » pour le thème central. Elle leur offre la possibilité de prendre leurs responsabilités sur les sujets qui en découlent en partageant leur « passion »

  • N’invitez pas les personnes  en fonction de leur position hiérarchique ou de leur rôle, invitez tous ceux qui sont réellement « passionnés » par le sujet

  • L’invitation devrait inclure une explication brève du thème central . Elle devrait préciser que la réunion s’adresse  à  tous ceux qui sont passionnés par le sujet et désireux de prendre leur responsabilité sur les sujets liés  au thème central.

Les résultats attendus :

  • Une réunion Open Space invite à traiter des problématiques et des opportunités. Elle ne définit pas au préalable des résultats attendus. Définissez uniquement le thème central et ouvrez l’espace, laissez les participants créer les résultats.

Les porteurs de l’événement / les interlocuteurs clés leaders :

  • Le potentiel des participants sera utilisé au mieux si les dirigeants/ interlocuteurs clés adhèrent au thème central  et s’engagent à utiliser l’approche Open Space pour le traiter

  • Les messages qu’ils diffusent sur le thème et l’approche Open Space peuvent soit démontrer leur  soutien réel à la démarche  soit inhiber totalement les résultats de l’Open Space

  • Un Open Space réussi a des leaders capables de créer de l’espace, permettant l’émergence de leadership partagé (à partir de la passion et de  des participants  la responsabilisation sur le thème et l’approche) :
    • Préparer les interlocuteurs clés en les impliquant dans un Open Space pour planifier les Open Space à venir
    • S’assurer de l’adhésion et de l’engagement de chaque leader sur l’Open Space, chacun d’eux ayant un intérêt élevé pour le thème et ses résultats

Masse critique : a-t-on la masse critique suffisante pour mettre en œuvre les actions décidées en Open Space ?

  • Si on est tout seul pour mettre en place des actions décidées en Open Space, c’est très difficile et et cela prend beaucoup de temps

  • Si plusieurs personnes travaillent dans le même secteur, non seulement elles peuvent se soutenir mutuellement, mais elles ont beaucoup plus de poids pour mettre en place les actions décidées

  • Déterminer l’auditoire cible d’Open Space permettant aux participants d’établir plus facilement des liens / contacts qu’ils pourront activer après l’Open Space

La définition de limites du thème central :

  • Les paramètres Open Space ne sont pas des limites, mais des moyens d’éliminer les obstacles qui empêchaient jusqu’alors les personnes de prendre la responsabilité de leurs idéesµ

  • La définition de limites permet aux dirigeants de renforcer leur soutien à un thème et de montrer la confiance qu’ils ont dans leurs collaborateurs à trouver des solutions appropriées

  • Limite possibles :
    • Budget : tout projet inférieur à x millions d’€uros
    • Délais : tout projet dans les x moisStructure : tout projet dans le domaine de la division, de la région
    • Business plan : tout projet aligné sur la vision, l’ambition, les objectifs ou soutenant nos projets actuels
    • Actions : engagement à discuter toutes les propositions en dehors de …

Soutien / support : Soutenir au mieux le suivi de l’Open Space :

  • L’Open Space produit invariablement des innovations qui vont au-delà des pratiques actuelles

  • Comment créer de l’espace pour que les participants mettent en œuvre leurs idées au quotidien ? :
    • Identifier des mentors, i.e ceux qui sont encore plus passionnés et responsables
    • Nommer un coordinateur, un comité de suivi: expliquer son rôle et son fonctionnement
    • S’appuyer sur et impliquer fortement les porteurs de thème
    • Conduire d’autres réunions Open Space, ou des mini Open Space
    • Adopter les principes Open Space dans les réunions courantes
    • Intégrer les résultats de l’Open Space dans les business plans et les plans de développement

Communication : entretenir la communication

  • En Open Space, même lorsque la réunion est finie, les réflexions engagées se poursuivent, l’apprentissage continu et la découverte sont des bénéfices qu’il convient de nourrir

  • Créer les opportunités de partager les expériences et discuter des nouveaux thèmes et préoccupations qui peuvent émerger

  • Il n’y a pas une seule réponse pour maintenir / entretenir la communication : il importe d’aider les responsables( comité de suivi, porteurs de thèmes,champions,etc.)  à comprendre à quel point il convient d’encourager de façon continue  les contacts informels et de soutenir les opportunités qui émergent

Évaluation : préparez vous à être surpris :

  • La liberté , la capacité de penser et de travailler différemment font émerger des opportunités à différents moments et sous différentes formes :
    • Certaines propositions / actions seront mises en œuvre immédiatement
    • D’autres devront mûrir et se mettront  en place  en 1 ou 2 ans
    • D’autres actions enfin ne seront pas mises en œuvre totalement, mais elles impacteront sur la façon de penser et de travailler
  • Créer un moyen d’évaluer d’où viennent vos idées et vos nouvelles compétences ? Comment améliorer / accroître ces opportunités ? L’approche Open Space permet elle de vous aider  à les multiplier ?