La méthodologie de l’Open Space/ Forum Ouvert  a été élaborée par Harrison Owen au milieu des années 1980. Elle est reconnue aujourd’hui comme une approche innovante permettant de conduire des réunions créatives et efficaces, avec des groupes allant de 10 à plus de 2000 personnes. Elle permet d’aller plus en profondeur que la plupart des réunions de groupe.

L’Open Space /le Forum Ouvert , c’est :

Un esprit de participation qui se traduit par l’auto organisation
et l’interactivité du groupe

• Les thèmes abordés sont proposés par les participants
• Chacun des thèmes donne lieu à un atelier animé par le porteur de thème
• Chaque atelier produit un compte-rendu

Un esprit d’ouverture :

• Chaque participant est volontaire, il a répondu à une invitation
• Chaque participant est libre de proposer un thème de travail
• Chaque participant est libre de choisir les ateliers dans lesquels il souhaite travailler

Un esprit de découverte : ce qui se passe est ce qui doit se passer :

• Personne ne connaît la solution au début de la réunion
• Pour aborder le thème central, le groupe de participants peut proposer autant d’ateliers qu’il le souhaite , en accueillant tout ce qui surgit

Un esprit de mobilité : les participants sont responsables, ils peuvent  :

• Proposer un thème de travail
• Participer à un ou à plusieurs ateliers
• Passer d’atelier en atelier, d’un endroit à l’autre
• Partir s’ils ont l’impression de ne rien apprendre ou de ne rien apporter

Qui utilise l’ Open Space / le Forum Ouvert ?

quelques exemples

L’approche Open Space/ Forum ouvert a été utilisée avec beaucoup de succès sur tous les continents et notamment  en Inde, Colombie, Afrique du Sud, Australie,Europe, Chine, aux Etats-Unis et au Canada  dans tout type d’organisation :  des entreprises privées ou publiques de toute taille , nationales et multinationales, des gouvernements de pays et des associations.

Que se passe t-il  pendant un Open Space ?

• En 1996, la société AT & T, a réuni pendant 2 jours un groupe de 25 entrepreneurs afin de travailler sur les plans du pavillon central du village Olympique d’Atlanta. A partir d’une feuille totalement blanche, ils ont mis au point  le concept final du pavillon AT & T, avec des plans détaillés et se sont même débrouillé pour avoir du plaisir au cours du process.
•  Il y a quelques années, TransNet, la société nationale Sud Africaine de transport a utilisé l’ approche Open Space pour renforcer les relations communautaires et jeter les bases d’une coopération économique entre les industriels de la région dans un contexte de confusion » post apartheid ».
• Dans une période de confusion et de conflits intenses, les militants de la paix à Jérusalem et en Palestine travaillent ensemble en Open Space pour trouver des moyens de rapprocher et de rassembler les populations.
• La société Rockport a organisé une réunion de 3 jours avec 300 personnes sur la stratégie de l’entreprise dans un de leurs entrepôts et a développé deux nouveaux produits qui, dès la première année de vente,  leur ont rapporté 18 millions de dollars. Cette idée qui venait d’un agent de sécurité a particulièrement satisfait le Directeur Financier qui était sceptique sur l’opération au départ.
• Wesley Urban Ministries dans Hamilton, Ontario, a choisi la approche Open Space comme base d’organisation et de management pour l’ensemble de l’ encadrement (100 personnes). Pendant 3 jours, ils ont augmenté de 50% les services fournis sans être obligés d’avoir recours à de ressources supplémentaires. De plus, l’entreprise a fonctionné avec un turnover de 0% dans un environnement particulièrement stressant.
• Dans l’un des séminaires organisés par Boeing, les ingénieurs ont utilisé l’ approche Open Space afin de réduire les coûts des opérations et simplifier les communications entre de nombreux groupes responsables de la conception et de la fabrication des portes d’avions. La réunion s’est déroulée simultanément à Seattle et Wichita, les deux sites majeurs de fabrication de ces portes. Un autre séminaire a rassemblé toutes les fonctions RH de l’entreprise afin de créer des synergies internes sur les thèmes du « management des hommes ».
• L’ approche Open Space a été utilisée sur le plateau de Panchqani (à l’est de l’Inde). La réunion  s’est terminée sur des recommandations pour le renforcement de la paix et la prospérité de la région. C’était la première fois depuis 1947 que les pakistanais et les indiens, y compris les « Kashmiri », étaient assis ensemble autour d’une table et s’accordaient sur la nécessité d’apporter une paix stable dans la région.

L’Open Space/ Forum Ouvert comprend 6 règles de fonctionnement,
4 principes et une loi

Les 6 règles

• Le rassemblement en cercle
• L’implication des porteurs de thèmes
• Le mur d’affichage
• Le marché aux idées
• Le centre d’information
• La moisson finale, priorités et plans d’actions

1. Le rassemblement en cercle :
   Dans une grande salle pouvant contenir tous les participants, les chaises sont disposées en cercle, chacun des participants prend place.
   
   
2. L’implication des porteurs de thèmes :
   les participants porteurs d’un thème de travail relatif au thème central se manifestent en levant la main. Ils viennent au milieu du cercle annoncer le sujet sur lequel ils souhaitent travailler. Toutes les questions mises en avant par les participants sont discutées. Il n’y a pas de meilleure motivation que de commencer par ce qui vous passionne.
   
   
3. Le mur d’affichage
   Les porteurs de thèmes inscrivent leur sujet et leur nom sur une feuille et vont l’afficher sur le mur de la pièce prévu à cet effet
   
   
4. Le marché aux idées
   
   • Quand tous les thèmes sont affichés, les participants se lèvent et inscrivent leur nom sur la ou les feuilles portant le ou les thèmes sur lesquels ils souhaitent travailler
   • Des salles ou des espaces sont assignées à chaque atelier, le groupe se sépare et part dans les différents ateliers
   
   Les ateliers sont animés par les porteurs de thèmes : leur durée n’est pas prédéterminée, quand c’est fini, c’est fini
   
   
5. Le centre d’informations :
   
   • Le centre d’information est alimenté par les comptes-rendus de chaque atelier, mis en forme par les porteurs de thèmes et tapés sur les PC disponibles et prévus à cet effet
   • Chaque rapport est ensuite affiché sur le mur faisant face au mur d’affichage des thèmes
     
     
6. La moisson finale, les plans d’actions et les groupes d’actions
   Au terme de la réunion, chacun ressort avec un recueil de tous les comptes-rendus de tous les ateliers qui se sont tenus ainsi que la liste des personnes qui y ont contribué. Des priorités sont fixées, des plans d’actions élaborés et des groupes de suivi d’actions sont mis en place
   
   

Les 4 principes

1. Ceux qui participent sont les bonnes personnes
   Il ne faut pas nécessairement beaucoup de personnes pour accomplir quelque chose. C’est la qualité des échanges et des conversations, et non le statut des personnes qui font la différence. On a  seulement besoin de converser avec une personne pour partager sa passion.
   
   
2. Ce qui arrive est ce qui devait arriver :
   Ce principe focalise  les personnes sur ce qui se passe ici et maintenant
   
   
3. Quand cela commence, c’est le bon moment :
   L’inspiration et la créativité tiennent rarement compte et sans doute jamais de l’heure Une réunion peut commencer à 3 heures. Cela ne garantit nullement  que quelque chose d’utile va se passer à ce moment là.
   
   
4. Quand c’est fini, c’est fini :
   En un mot ne perdez pas de temps. Faites ce que vous avez à faire et lorsque c’est fait, passez à autre chose.

La loi des 2 jambes ou des 2 pieds :

Lorsqu’on se trouve dans une situation où l’on n’apprend plus rien, ou l’on ne contribue plus, ce qu’il y a de mieux à faire c’est de quitter la salle, la réunion pour aller dans un endroit où on se sentira plus utile

Nous vous conseillons au préalable de regarder la video qui présente le déroulement d’une réunion type sur la base d’un cas réel

La formulation du thème et la durée de l’Open Space :

• Thème général ou spécifique ?
  
  • Si votre objectif est d’avoir une réunion d’échanges ou de recueil d’idées, la formulation du thème central peut être générale
  • Si votre objectif est d’aboutir à des solutions plus spécifiques, le thème devra être spécifique
• Durée de l’Open Space ?
  Plus l’Open Space est long, plus les discussions seront nombreuses et les solutions abouties :
  
  • 1 jour : des recommandations  intéressantes
  • 2 jours : une compréhension commune du thème et des propositions concrètes et variées
  • 3 jours : la résolution des problèmes, un leadership émergent ( des champions) et des plans d’actions court et moyen terme

Les participants :

• L’efficacité de l’Open Space dépend de l’implication et de l’engagement de toutes les personnes qui y participent
  
  
• Une invitation Open Space s’adresse à tous ceux qui « se passionnent » pour le thème central. Elle leur offre la possibilité de prendre leurs responsabilités sur les sujets qui en découlent en partageant leur « passion »
  
  
• N’invitez pas les personnes  en fonction de leur position hiérarchique ou de leur rôle, invitez tous ceux qui sont réellement « passionnés » par le sujet
  
  
• L’invitation devrait inclure une explication brève du thème central . Elle devrait préciser que la réunion s’adresse  à  tous ceux qui sont passionnés par le sujet et désireux de prendre leur responsabilité sur les sujets liés  au thème central.

Les résultats attendus :

• Une réunion Open Space invite à traiter des problématiques et des opportunités. Elle ne définit pas au préalable des résultats attendus. Définissez uniquement le thème central et ouvrez l’espace, laissez les participants créer les résultats.

Les porteurs de l’événement / les interlocuteurs clés leaders :

• Le potentiel des participants sera utilisé au mieux si les dirigeants/ interlocuteurs clés adhèrent au thème central  et s’engagent à utiliser l’approche Open Space pour le traiter
  
  
• Les messages qu’ils diffusent sur le thème et l’approche Open Space peuvent soit démontrer leur  soutien réel à la démarche  soit inhiber totalement les résultats de l’Open Space
  
  
• Un Open Space réussi a des leaders capables de créer de l’espace, permettant l’émergence de leadership partagé (à partir de la passion et de  des participants  la responsabilisation sur le thème et l’approche) :
  
  • Préparer les interlocuteurs clés en les impliquant dans un Open Space pour planifier les Open Space à venir
  • S’assurer de l’adhésion et de l’engagement de chaque leader sur l’Open Space, chacun d’eux ayant un intérêt élevé pour le thème et ses résultats

Masse critique : a-t-on la masse critique suffisante pour mettre en œuvre les actions décidées en Open Space ?

• Si on est tout seul pour mettre en place des actions décidées en Open Space, c’est très difficile et et cela prend beaucoup de temps
  
  
• Si plusieurs personnes travaillent dans le même secteur, non seulement elles peuvent se soutenir mutuellement, mais elles ont beaucoup plus de poids pour mettre en place les actions décidées
  
  
• Déterminer l’auditoire cible d’Open Space permettant aux participants d’établir plus facilement des liens / contacts qu’ils pourront activer après l’Open Space

La définition de limites du thème central :

• Les paramètres Open Space ne sont pas des limites, mais des moyens d’éliminer les obstacles qui empêchaient jusqu’alors les personnes de prendre la responsabilité de leurs idéesµ
  
  
• La définition de limites permet aux dirigeants de renforcer leur soutien à un thème et de montrer la confiance qu’ils ont dans leurs collaborateurs à trouver des solutions appropriées
  
  
• Limite possibles :
  
  • Budget : tout projet inférieur à x millions d’€uros
  • Délais : tout projet dans les x moisStructure : tout projet dans le domaine de la division, de la région
  • Business plan : tout projet aligné sur la vision, l’ambition, les objectifs ou soutenant nos projets actuels
  • Actions : engagement à discuter toutes les propositions en dehors de …

Soutien / support : Soutenir au mieux le suivi de l’Open Space :

• L’Open Space produit invariablement des innovations qui vont au-delà des pratiques actuelles
  
  
• Comment créer de l’espace pour que les participants mettent en œuvre leurs idées au quotidien ? :
  
  • Identifier des mentors, i.e ceux qui sont encore plus passionnés et responsables
  • Nommer un coordinateur, un comité de suivi: expliquer son rôle et son fonctionnement
  • S’appuyer sur et impliquer fortement les porteurs de thème
  • Conduire d’autres réunions Open Space, ou des mini Open Space
  • Adopter les principes Open Space dans les réunions courantes
  • Intégrer les résultats de l’Open Space dans les business plans et les plans de développement

Communication : entretenir la communication

• En Open Space, même lorsque la réunion est finie, les réflexions engagées se poursuivent, l’apprentissage continu et la découverte sont des bénéfices qu’il convient de nourrir
  
  
• Créer les opportunités de partager les expériences et discuter des nouveaux thèmes et préoccupations qui peuvent émerger
  
  
• Il n’y a pas une seule réponse pour maintenir / entretenir la communication : il importe d’aider les responsables( comité de suivi, porteurs de thèmes,champions,etc.)  à comprendre à quel point il convient d’encourager de façon continue  les contacts informels et de soutenir les opportunités qui émergent

Évaluation : préparez vous à être surpris :

• La liberté , la capacité de penser et de travailler différemment font émerger des opportunités à différents moments et sous différentes formes :
  
  • Certaines propositions / actions seront mises en œuvre immédiatement
  • D’autres devront mûrir et se mettront  en place  en 1 ou 2 ans
  • D’autres actions enfin ne seront pas mises en œuvre totalement, mais elles impacteront sur la façon de penser et de travailler
• Créer un moyen d’évaluer d’où viennent vos idées et vos nouvelles compétences ? Comment améliorer / accroître ces opportunités ? L’approche Open Space permet elle de vous aider  à les multiplier ?

MHG Europe  organise depuis  2004 des soirées témoignages  avec des dirigeants ayant pratiqué l’approche Open Space /Forum ouvert dans leur entreprise.

Vous pouvez les voir et les écouter dans les videos
qui suivent.

Témoignages déc 2004 :

• M. Jean-Pierre CUNY  Directeur Général  Sodexho Loisirs
• M. Teddy MEGARBANE  Président Directeur Général Ciblex
• M. Dieter STRASS  Directeur Général Réseau et Qualité de DaimlerChrysler France

Janvier 2006

• M .Philippe MOUGIN, Directeur Général Cenexi, a member of Group Roche
• M. Jean-Daniel LE GALL, Directeur Délégué Stratégie,Citelum
• M. Dominique-Paul VALLEE, Gérant Béricap France

Avril 2008

• M. Emmanuel  CAUX, Directeur Général Région France Nord,  STARWOOD HOTELS AND RESORTS
• M .José  PIRES - GOMES,  Président,  GROUPE FRANCE  BOISSONS
• M. Hervé MARTIN, Directeur Général,  SENSITIVE OBJECT
• M. Emmanuel MASSY, Directeur Marché Gares,  GROUPE ELIOR

Novembre 2009

• M. Georges AUGUSTE, Exécutive Vice Président, Directeur Qualité, Education et Développement durable, ST MICROELECTRONICS
• M. Jean- François COLIN, Directeur Général MULTIMEDIA BUSINESS SERVICES ORANGE
• M .Bernard GRANIER,  Président,  GROUPE CONCORDE HOTELS AND RESORTS
• M. Thierry JAMES, Directeur Marché Parcs et Evènementiel,  ELIANCE
• M. Jean- Luc COUSTY, Directeur Général Hôtel LUTETIA
• Mme Laurence COSTI, Directrice du Dévéloppement Ressources Humaines ELIANCE